Standard Operating Procedure & User Guide

PANDUAN ALUR KERJA
PANEL AUDIT & REKONSILIASI

Buku Panduan Operasional Sistem Rekonsiliasi Mutasi Bank, Normalisasi Back Office, Kontrol Saldo Harian, dan Pelaporan Keuangan Otomatis.

⚡ Apa Saja yang Dicakup dalam Panduan Ini? (Versi 2.7.0)

Arsitektur 5 Tahap & Multi-Project: Pengelolaan data multi-brand dengan isolasi database penuh.
Setup Master & Saldo Awal: Formula carryforward saldo berjalan tanpa perlu input ulang tiap hari.
Ingestion Mutasi Cerdas: Parsing PDF, Excel, QRIS, & OCR Screenshot m-Banking (BNI, Mega, Nobu, Danamon, Muamalat).
Proteksi Mutasi Lampau: Filter batas cut-off H s/d H-1 dan kunci tutup buku (*finalized protection*).
Split View Rekonsiliasi: Tampilan bersampingan Unmatched BO & Bank dengan Match Manual dan COA Tagging instan.
Overbooking Baru: Deteksi transfer internal antar-rekening lengkap dengan badge tanggal & waktu pengirim/penerima.
Clearing Center: Penyelesaian mutasi mengambang (Pending Deposit 2220 & Transit Overbooking 1199).
Laporan Keuangan & Ekspor Master Excel: Neraca, Laba Rugi, Cash Flow, dan file Excel gabungan semua tanggal.

Panel Audit Versi 2.7.0 • Edisi Pembaruan Terintegrasi • PT Oktagon Global Utama

BAB 1: Gambaran Umum & Alur Kerja Utama

Panel Audit & Rekonsiliasi dirancang untuk mengotomatisasi proses pemeriksaan saldo harian dan pencocokan transaksi finansial antara Mutasi Rekening Riil (Bank/E-Wallet/QRIS) dengan Pencatatan Tiket Back Office (BO). Sistem ini memastikan setiap rupiah yang keluar-masuk tercatat secara akurat, seimbang, dan siap dipertanggungjawabkan kepada manajemen atau auditor independen.

Gambar 1.1: Diagram Alur End-to-End Panel Audit & Rekonsiliasi Versi 2.7.0

Fitur Multi-Project & Hak Akses Pengguna (Role-Based Access Control)

Sistem mendukung pengelolaan audit untuk berbagai cabang, website, atau entitas bisnis dengan isolasi data 100% per project. Master bank, saldo awal, mutasi koran, transaksi Back Office, dan laporan keuangan tersimpan independen di database sehingga data antar-cabang tidak akan pernah tercampur.

Project	Keterangan Workspace	Akun Auditor	Password Default	Ruang Lingkup Akses
MB	Project Audit MB (Live)	`Admin-MB`	`admin123`	Terkunci Project MB
VG	Project Audit VG (Live)	`Admin-VG`	`admin123`	Terkunci Project VG
B7	Project Audit B7 (Live)	`Admin-B7`	`admin123`	Terkunci Project B7
VIP	Project Audit VIP (Live)	`Admin-VIP`	`admin123`	Terkunci Project VIP
SVIP	Project Audit SVIP (Live)	`Admin-SVIP`	`admin123`	Terkunci Project SVIP
PLG	Project Audit PLG (Live)	`Admin-PLG`	`admin123`	Terkunci Project PLG
MB Test	Arsip Data Uji Coba (ID 11)	`admin`	`admin123`	Superadmin Only
Semua	Supervisor / Administrator Utama	`admin`	`admin123`	Akses Seluruh Project

🔐 Prosedur Berpindah Project bagi Auditor:

Setiap user auditor hanya dapat melihat dan mengakses workspace miliknya. Untuk berpindah project (misal dari MB ke VG), auditor wajib mengklik tombol 🚪 Keluar (Logout) di pojok kanan atas, lalu login menggunakan akun user project yang dituju. Tombol penambahan dan penghapusan project hanya dapat diakses oleh Superadmin.

BAB 2: Setup Awal & Master Data

Sebelum mengunggah mutasi harian, master data wajib dikonfigurasi dengan benar. Data yang valid pada tahap awal menjamin keakuratan seluruh perhitungan rekonsiliasi dan laporan keuangan.

1. Setup Master Rekening Bank & E-Wallet (Tab: Master Bank & Saldo)

Menu ini digunakan untuk mendaftarkan seluruh rekening bank, e-wallet kasir, QRIS, dan pulsa operasional.

🏦 Field Pendaftaran Rekening

• Nama Bank: BCA, Mandiri, BRI, BNI, Jago, Mega, Nobu, Danamon, Muamalat, QRIS, dll.
• Nomor Rekening: No. Rekening resmi bank atau ID Merchant QRIS.
• Atas Nama: Nama pemegang rekening sesuai mutasi.
• BO Alias / Akun COA: Nama rekening di sistem BO dan akun COA terkait (default: 1112 Kas & Bank).

💰 Saldo Awal (Cut-off Awal 1 Agustus)

• Masukkan saldo fisik riil rekening per 1 Agustus (awal periode audit).
• Aturan Akuntansi: Saldo awal berpasangan otomatis dengan akun Laba Ditahan (Retained Earnings 3200).
• Carryforward Otomatis: Untuk tanggal 2 Agustus dan seterusnya, saldo awal tidak perlu diinput lagi karena dihitung otomatis dari saldo akhir hari kemarin.

⚠️ Aturan Emas Saldo Awal:

Saldo awal hanya perlu diinput 1 KALI SEUMUR HIDUP saat project baru dibuat. Jangan mengubah saldo awal jika hari audit berikutnya sudah berjalan, karena perubahan saldo awal akan menggeser saldo berjalan seluruh hari berikutnya.

2. Bagan Akun / Chart of Accounts (Tab: Bagan Akun)

Bagan Akun (COA) mengatur klasifikasi keuangan agar transaksi yang tidak berpasangan langsung dengan tiket BO dapat diakui secara tertib akuntansi:

Kode Akun	Nama Akun	Kelompok COA	Fungsi Utama dalam Audit
`1111 - 1119`	Kas & Bank Operasional	Aset Lancar	Menampung saldo riil seluruh rekening bank, kas kecil, dan e-wallet.
`1199`	Transit Overbooking (Antar Bank)	Aset / Pos Gantung	Menampung transfer antar rekening internal yang belum mendarat di hari yang sama (lintas hari).
`2220`	Pending Deposit (Kliring Masuk)	Kewajiban / Suspense	Uang masuk di bank yang belum dibuatkan tiket deposit oleh admin BO.
`2400`	Titipan Selisih Kasir / BO	Kewajiban Sementara	Selisih nominal yang ditahan sementara sebelum dilakukan settlement atau rekonsiliasi susulan.
`3200`	Laba Ditahan (Retained Earnings)	Ekuitas	Akun penyeimbang saldo awal historis serta akumulasi laba/rugi bersih.
`4100 / 4200`	Pendapatan BO / Revenue	Pendapatan	Omzet bersih deposit permainan/bisnis yang terverifikasi cocok.
`6404`	Beban Admin Bank & Transfer	Beban Operasional	Biaya transfer BI-Fast (Rp 2.500), biaya bulanan bank, dan MDR QRIS.
`6413`	Beban Pajak Bunga Bank	Beban Operasional	Potongan pajak atas bunga tabungan bank.

BAB 3: Ingestion Mutasi Bank & Data BO

Proses audit harian dimulai dengan mengunggah dua sumber data: Mutasi Rekening Koran Bank dan Laporan Transaksi Back Office (BO).

1. Konversi Mutasi Bank & Fitur Proteksi Cut-Off (Tab: Konversi Mutasi Bank)

Panel Audit dilengkapi modul parser multiformat modular yang membaca file bank Indonesia secara instan:

📄 Format Dokumen Standar

• BCA: CSV KlikBCA Individu & e-Statement PDF KlikBCA Bisnis.
• Mandiri: Excel XLSX Kopra / Livin Mandiri.
• BRI: PDF BRImo e-Statement resmi.
• BNI & Permata: XLSX / CSV PermataNet & Wondr BNI.
• QRIS: XLSX rekap settlement harian Flazz & Garuda.

📷 OCR Screenshot Mobile Banking

• M-Smile (Mega): Ekstraksi gambar mutasi & saldo feed.
• Nobu & Danamon: Pembacaan urutan gambar tangkapan layar m-Banking.
• Muamalat & OCBC: OCR cepat berbasis RapidOCR lokal (tanpa koneksi internet, 100% aman).

🛡️ Fitur Baru: Proteksi Mutasi Tanggal Lampau (Cut-Off Guard)

Pada saat mengunggah screenshot mutasi bank atau rekening koran harian, seringkali tangkapan layar memuat sisa transaksi dari beberapa hari sebelumnya di bagian atas/bawah layar. Jika OCR salah mengenali deskripsi teks yang terpotong, sistem sebelumnya dapat menganggapnya sebagai mutasi baru dan menyusupkannya ke tanggal lampau, merusak audit hari sebelumnya yang sudah 100% cocok.

🔒 Cara Kerja Proteksi Cut-off (Abaikan < H-1):

Di samping pilihan 📅 Tanggal Mutasi, terdapat checkbox: ☑️ Abaikan < H-1 (aktif otomatis).
Jika Anda memilih tanggal audit 9 Agustus 2026, sistem hanya menerima transaksi tanggal 9 (H) dan 8 (H-1).
Transaksi H-1 tetap diizinkan untuk mengakomodasi transaksi cut-off tengah malam (23:00 - 00:00).
Seluruh mutasi tanggal lampau (< H-1 seperti tgl 4 atau 6 Agustus) otomatis diabaikan demi menjaga integritas pembukuan hari kemarin.
Kunci Tutup Buku: Jika suatu tanggal audit sudah berstatus TUTUP BUKU, mutasi apa pun dilarang masuk ke tanggal tersebut kecuali auditor membuka kembali (*Reopen*) tanggal bersangkutan.

2. Normalisasi Data Back Office (Tab: Normalisasi BO)

Laporan BO berisi tiket transaksi uang masuk (Deposit) dan uang keluar (Withdrawal).

Masuk ke tab Normalisasi BO.
Upload file laporan harian BO dalam format Excel (.xlsx) atau .csv.
Sistem otomatis melakukan cleansing: membuang spasi kosong, menghapus transaksi reject/void, memformat nominal angka bersih, menyamakan format tanggal standar (YYYY-MM-DD), dan memisahkan debit (WD) dan kredit (Deposit).
Klik tombol Simpan Data BO ke Database.

BAB 4: Rekonsiliasi 2-Arah & Tampilan Bersampingan (Split View)

Setelah data Bank dan BO diunggah, klik tombol hijau 🔄 Jalankan Rekonsiliasi di topbar. Sistem akan menjalankan algoritma pencocokan 2 arah multi-pass dalam hitungan detik.

1. Antarmuka Baru: Tampilan Bersampingan (Split View)

Untuk memudahkan auditor membandingkan selisih transaksi antara Back Office dan Bank tanpa harus berpindah-pindah tab, Panel Audit menyediakan tampilan Side-by-Side (Split View):

Gambar 4.1: Konsep Tampilan Bersampingan (Split View) Rekonsiliasi

2. Eksekusi Pencocokan Cepat (Instant Non-Blocking)

🔗 Match Manual Instan

Klik tombol 🔗 Match Manual pada baris BO atau Bank. Pilih pasangan transaksi lawan yang nominalnya bersesuaian. Pasangan akan langsung tersimpan di database dan saldo terupdate otomatis di latar belakang tanpa freeze layar.

🏷️ Klasifikasi COA Instan

Jika mutasi bank bukan tiket deposit/WD (misal Biaya Sewa, Gaji, Bunga Bank, atau Biaya Admin), klik tombol 🏷️ Klasifikasi COA. Pilih pos akun COA yang sesuai. Transaksi langsung dikeluarkan dari selisih dan diposting ke Laporan Keuangan.

🔄 Smart Reversal Candidate (Deteksi Transfer Balik / Gagal)

Jika terdapat mutasi seimbang (DB & CR bernilai sama) dalam satu rekening bank yang mengarah ke pihak lawan identik (pola KE / DARI) namun rekening lawan belum diunggah korannya, sistem menandainya dengan badge 🔄 SMART REVERSAL. Auditor cukup mengklik tombol 🔄 Pilih Pasangan untuk mencentang kedua baris mutasi sekaligus, lalu klik 🔄 Eliminasi Reversal Bank di bilah aksi bawah untuk menyelesaikannya secara aman dalam 1 klik.

BAB 5: Transfer Antar Rekening (Overbooking)

Dalam operasional multi-rekening, sering terjadi perpindahan dana internal: kasir mentransfer uang dari Bank A ke Bank B untuk perputaran dana (*rebalancing saldo*). Perpindahan dana ini disebut Overbooking (OB) dan tidak boleh dihitung sebagai Deposit maupun Withdrawal pemain.

1. Deteksi Otomatis Overbooking

Engine rekonsiliasi otomatis mendeteksi mutasi keluar (Debit) pada Rekening Pengirim yang berpasangan dengan mutasi masuk (Kredit) pada Rekening Penerima dengan nominal yang identik.

2. Tampilan Baru Subtab Overbooking (Versi 2.7.0)

Berdasarkan masukan auditor, kolom tabel Overbooking telah diperbarui agar lebih informatif dan rapi:

Kolom	Tampilan & Informasi yang Dimuat	Manfaat bagi Auditor
Status & Tipe	Badge status: OVERBOOKING, OB LINTAS HARI, atau REVERSAL beserta catatan sistem.	Identifikasi instan apakah transfer terjadi di hari yang sama atau lintas hari.
Nominal Transfer	Nominal bersih yang ditransfer, lengkap dengan informasi biaya admin jika ada (`+ Fee Rp 2.500`).	Melihat uang pokok yang dipindahkan dan biaya switching bank.
📤 Rekening Pengirim (Debit)	• Nama Bank & No Rekening Pengirim • Nama Pemegang Rekening • Badge Khusus: 📅 Tanggal & Jam Keluar • Potongan keterangan mutasi pengirim	Memastikan kapan tepatnya uang keluar dari rekening asal tanpa perlu kolom terpisah.
📥 Rekening Penerima (Kredit)	• Nama Bank & No Rekening Penerima • Nama Pemegang Rekening • Badge Khusus: 📅 Tanggal & Jam Masuk • Potongan keterangan mutasi penerima	Memverifikasi kapan uang sampai di rekening tujuan (sangat penting untuk cut-off malam).
Catatan & Aksi	Catatan auditor dan tombol `Batal` jika eliminasi overbooking ingin dibatalkan.	Fleksibilitas revisi jika transfer ternyata bukan internal.

BAB 6: Monitoring Pos Gantung & Clearing Center

Mutasi yang berstatus Unmatched Bank akan masuk ke tab Monitoring Pos Gantung. Auditor memiliki 2 opsi tindakan profesional:

1. SETTLE TO BO (Penyelesaian Susulan)

Gunakan opsi ini jika dana pemain sudah masuk di rekening bank pada malam hari, tetapi pemain baru melapor atau tiket baru disetujui oleh admin BO pada keesokan harinya. Saldo akan ditampung di akun 2220 Pending Deposit sampai tiket BO terbit dan tereliminasi otomatis.

2. DROP TO REVENUE (Pengakuan Selisih)

Gunakan opsi ini jika mutasi masuk adalah dana nyasar yang tidak pernah diklaim, bunga tabungan bank, atau pembulatan. Mutasi akan diakui secara akuntansi ke akun 4200 Pendapatan Lain-lain, sehingga selisih bank menjadi Rp 0.

BAB 7: Kontrol Saldo Harian & Tutup Buku

1. Dashboard Kontrol Saldo & Rumus Audit Baku

Pada tab Dashboard & Kontrol Saldo Harian, auditor memverifikasi pergerakan kas setiap rekening. Rumus baku sistem audit adalah:

Saldo Awal + Total Kredit (Masuk) - Total Debit (Keluar) = Saldo Akhir Hitung
Selisih Audit = Saldo Fisik Bank - Saldo Akhir Hitung (Target Audit: Rp 0 / Balanced)

2. Prosedur Tutup Buku Harian (Finalize Audit)

Pilih tanggal audit pada menu dropdown tanggal di topbar (misal 2026-08-09).
Pastikan matriks saldo menunjukkan seluruh rekening dalam status OK (Selisih: Rp 0).
Pastikan match percentage rekonsiliasi sudah mencapai 100% (atau seluruh selisih telah diklasifikasi/di-settle).
Klik tombol 🔒 Tutup Buku (Finalize) di bagian atas.
Sistem akan membekukan seluruh hasil rekonsiliasi menjadi Frozen Snapshot permanen. Saldo akhir hari ini secara otomatis menjadi saldo awal hari besok.

💡 Fitur Buka Kembali (Reopen):

Jika di kemudian hari manajemen memerlukan investigasi atau perbaikan transaksi pada tanggal yang sudah ditutup, auditor dapat mengklik tombol 🔓 Buka Kembali Audit (Reopen). Setelah revisi selesai, tanggal tersebut wajib ditutup buku kembali.

BAB 8: Laporan Keuangan & Ekspor Master Excel

Panel Audit menghasilkan paket laporan keuangan otomatis berbasis standar akuntansi tanpa perlu pembuatan jurnal manual:

Laporan	Komponen Utama	Tujuan Audit
Neraca (Balance Sheet)	• Kas & Bank (Saldo riil) • Pos Gantung (Pending Deposit & Transit OB) • Ekuitas (Modal Disetor & Laba Ditahan)	Memastikan Total Aset = Total Kewajiban + Total Ekuitas (Balanced).
Laba Rugi (P&L)	• Omzet Bersih BO (Deposit - WD) • Pendapatan Bunga / Lain-lain • Beban Operasional & Biaya Admin Bank	Menghitung laba/rugi bersih usaha pada periode berjalan.
Arus Kas (Cash Flow)	• Arus Kas Masuk (Deposit & Pendapatan) • Arus Kas Keluar (WD & Beban Operasional)	Memantau likuiditas kas riil yang mengalir melalui rekening perbankan.
Rincian Per Akun	Buku besar transaksi detail untuk setiap pos COA.	Sarana pengecekan bukti audit (audit trail verification).

Paket Ekspor Excel Multi-Sheet Standard Korporat

📥 Download Excel Rekon: Menghasilkan file Excel rekonsiliasi harian berisi sheet Matched Transactions, Unmatched Bank, Unmatched BO, dan Summary.
📊 Download Report All: Paket lengkap Laporan Keuangan harian (Neraca, Laba Rugi, Cash Flow, dan Matriks Saldo).
📑 Download Master Excel (Gabungan Semua Tanggal): Fitur unggulan di sidebar yang menyusun seluruh hari audit (1 Agustus s/d tanggal terakhir) ke dalam 1 file master multi-sheet, sangat cocok untuk laporan bulanan ke pimpinan atau auditor eksternal.

BAB 9: Checklist Harian Auditor & Troubleshooting

Checklist Standard Operating Procedure (SOP) Harian

No	Langkah Kerja Audit	Kondisi Ideal / Parameter Verifikasi	Prioritas
1	Pilih Project & Tanggal Audit	Project aktif dan tanggal audit di topbar telah sesuai.	Wajib
2	Upload Seluruh Mutasi Bank	Semua mutasi rekening koran/screenshot terunggah lengkap.	Wajib
3	Upload Laporan Harian BO	File laporan BO deposit & WD hari terkait berhasil dinormalisasi.	Wajib
4	Jalankan Rekonsiliasi	Sistem menjalankan pencocokan otomatis 2 arah.	Wajib
5	Review Split View & Manual Match	Sisa transaksi di Unmatched BO & Bank dipasangkan / diklasifikasi.	Penting
6	Periksa Subtab Overbooking	Pastikan seluruh transfer internal terdeteksi dan nominal seimbang.	Penting
7	Kontrol Matriks Saldo Harian	Seluruh rekening menunjukkan Selisih: Rp 0.	Wajib
8	Tutup Buku & Download Backup	Klik Tutup Buku (Finalize) dan unduh file Excel harian.	Final

Panduan Mengatasi Kendala (Troubleshooting)

❓ Kendala 1: Muncul Mutasi Tanggal Lampau Akibat Screenshot Terpotong

Gejala: Setelah upload screenshot m-Banking hari ini, tiba-tiba tanggal beberapa hari lalu muncul selisih baru.
Penyebab: Gambar screenshot memuat sisa potongan mutasi lama dan teks terbaca berbeda oleh OCR.
Solusi:

Pastikan checkbox Abaikan < H-1 di samping tanggal mutasi selalu dalam keadaan tercentang saat upload.
Jika mutasi lama terlanjur masuk sebelum fitur ini ada, hubungi administrator atau hapus file tangkapan layar tersebut di tabel daftar file terupload, lalu upload ulang dengan tanggal target yang benar.

❓ Kendala 2: Muncul Selisih Saldo di Matriks Saldo (Selisih != Rp 0)

Penyebab: Ada file mutasi bank yang terlewat belum diupload, atau ada file yang tidak sengaja terupload dua kali.
Solusi:

Buka tab Konversi Mutasi Bank & periksa tabel Daftar Dokumen Terunggah di bagian bawah.
Jika ada nama file yang sama terupload dobel, klik tombol 🗑️ Hapus pada file duplikat.
Pastikan saldo awal (per 1 Agustus) pada tab Master Bank sudah sesuai dengan rekening koran resmi.

💾 Keamanan & Backup Database:

Database seluruh transaksi tersimpan secara lokal dan aman di backend/reconciliation.db. Disarankan untuk mendownload Master Excel Gabungan Semua Tanggal setiap akhir minggu sebagai arsip pembukuan permanen.